Cuộc họp tốc độ: Làm thế nào để tối đa hóa lợi ích từ nhóm của bạn

Hầu hết mọi người đều ghét những cuộc họp. Họ nhận thấy chúng không hữu ích và gây thất vọng. Vào cuối một cuộc họp, người ta thường phàn nàn rằng họ cảm thấy mệt mỏi và thất bại, chắc chắn không hành động nào sẽ mang lại kết quả. Mỗi ý tưởng tuyệt diệu được sinh ra bị dìm chết. Điều này có nghĩa là những ý tưởng tốt nhất gặp nhiều vấn đề rắc rối. Điều đó không có nghĩa là chúng nên bị loại bỏ. Tuy nhiên, trong hầu hết những cuộc hợp hay những sự hợp tác, một ý tưởng có bất kỳ điều gì thiếu sót đều bị “hạ gục” như thể không khả thi. Khi nó được sinh ra, một người nào đó khác, thường là một con Rùa, vạch ra những lỗi lầm của nó và nói chết.

Một ý tưởng phải có thời gian để phát triển và được ủng hộ. Sau đó, khi thời cơ đến, nó có thể được chọn lựa và làm cho hoàn thiện. Điều này có nghĩa là những chú Rùa cẩn thận không thích nguy hiểm kia biểu bộ sự quan tâm của họ. Và đến lượt những chú Thỏ nhanh trí đưa ra các giải pháp khắc phục vấn đề và làm cho những ý tưởng mạnh mẽ hơn bao giờ hết.

Quan trọng là sự chọn lựa đúng lúc. Có một khoảng thời gian để tạo ra, để hình dung và để mơ ước. Đầu tiên, những ý tưởng chỉ nhận được không gì khác ngoài sự ủng hộ. Sau đó thì những người nói không nên lựa dịp bày tỏ sự lo âu của mình.  Bằng cách này các thành viên Nhóm lý tưởng, có thể đóng góp sự tài giỏi của mình, thay vì “bàn ra”.
1.    Tiến hành một buổi họp vận dụng trí tuệ tích cực. Mọi người liên quan đến dự án phải ngồi vào bàn họp. Ngoại trừ Cú, cả nhóm phải bỏ 10 phút viết xuống tất cả những ý tưởng của họ nhằm giải quyết vấn đề, giúp khách hàng, hay bất cứ nhiệm vụ nào. Kế đến, từng người trong nhóm chia sẻ tất cả những ý tưởng trên danh sách của mình. Không ai được phép nói một điều tiêu cực hay chỉ trích vào lúc này. Những người tham gia chỉ có thể đưa ra các phát biểu ủng hộ hay phát triển ý tưởng.
2.    Quyết định quá khứ. Khi danh sách hoàn thành, mọi người rời khỏi phòng ngoại trừ Cú. Cú có một bản năng đặc biệt về sự ưu tiên và những gì sẽ “vận hành” một cách thực tế. Cú nhận ra sự tài giỏi. Cú có khả năng bẩm sinh để nhìn thấy viên ngọc trong những ý kiến khác nhau và kết hợp chúng vào trong điều gì đó thậm chí lớn hơn. Cú chọn lựa những ý tưởng có tiền năng và hứa hẹn nhất. Những ý tưởng còn lại được tập hợp và đưa vào một ngân hàng ý tưởng cho việc vận dụng trí tuệ trong tương lai.
3.    Xác định những trở ngại. Các chú Rùa gia nhập với Cú (không có mặt Thỏ và Sóc) và được yêu cầu sử dụng những điểm mạnh của mình để thổi đi những lỗ hổng trong ý tưởng. Bạn trao cho Rùa giấc mơ đẹp nhất của chúng bằng cách hỏi: “Hãy cho tôi biết mọi thứ có thể gây trở ngại ý tưởng này.” Thường thì không ai đón chào những lời cảnh báo về sự bất hạnh chờ đón. Các chú rùa chia sẻ với Cú mọi điều họ nghĩ về khía cạnh này. Sau đó chúng ra đi.
Giải quyết vấn đề. Giờ đây Thỏ quay trở lại phòng để tham gia với Cú. Chúng được yêu cầu giải quyết những vấn đề này. Bước này được lặp lại nhiều lần để Thỏ giải quyết thỏa đáng những gì Cú đồng ý là trở ngại chính với ý tưởng này.

Đăng bởi Võ Thiện By Tags: Nhóm