Biên bản bàn giao hàng hoá hay còn được gọi là biên bản giao nhận hàng hoá là loại văn bản được thực hiện để xác nhận việc giao nhận hàng hoá theo đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, số lượng đã được thoả thuận giữa bên mua và bên bán, bên thuê vận chuyển và bên vận chuyển. Cơ sở để tiến hành kiểm tra việc giao nhận đủ hàng và ký xác nhận biên bản bàn giao hàng hoá sẽ dựa trên đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hợp đồng thương mại, hợp đồng vận chuyển... đã được thống nhất giữa hai bên mua và bán hoặc bên thuê vận chuyển và bên vận chuyển...

Trong quá trình giao nhận hàng hoá xảy ra thực tế, nhân viên kho vận, nhân viên bán hàng hoặc đại diện nhân viên của phòng ban liên quan giữa hai bên giao và nhận cần thiết lập biên bản giao nhận hàng chính xác, rõ ràng để làm cơ sở thực hiện quyết toán hợp đồng mua bán, hợp đồng thương mại, hợp đồng vận chuyển... cũng như giải quyết các tranh chấp phát sinh nếu có sau này.

Để thực hiện biên bản giao nhận hàng hoá, bạn có thể tham khảo và tải miễn phí mẫu dưới đây từ kho 1001 mẫu văn bản của ViecLamVui, trang web tuyển dụng và tìm việc uy tin nhất hiện nay. Mẫu được soạn thảo nội dung chuẩn trên file Word nên rất dễ điều chỉnh thông tin để sử dụng ngay trong công việc.

Download ngay

• Đầy đủ thông tin: Là cơ sơ để xác nhận việc giao nhận hàng giữa hai bên giao, nhận và giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có sau này nên nội dung trong biên bản cần đầy đủ các thông tin gồm: Ngày tháng năm giao nhận hàng; tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại điện, chức vụ của bên giao hàng và bên nhận hàng; thông tin chi tiết nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá.....; chữ ký xác nhận và ghi rõ họ tên của đại diện bên nhận hàng, bên giao hàng.
• Thông tin chính xác: Cần căn cứ trên các giấy tờ pháp lý đã ký kết giữa hai bên như đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hợp đồng thương mại, hợp đồng vận chuyển... để kiểm tra, đối chiếu và ghi chính xác thông tin của bên giao, bên nhận cũng như chi tiết hàng hoá bàn giao theo đúng thoả thuận. Thông tin chính xác của biên bản bàn giao hàng hoá sẽ đảm bảo được quyền lợi hợp pháp của 02 bên nếu có tranh chấp xảy ra phải giải quyết theo pháp luật.
• Đầy đủ chữ ký và họ tên của đại diện bên nhận, bên giao: Chữ ký xác nhận, ghi rõ họ tên của đại diện hai bên giao và nhận chính là thể hiện sự thống nhất, đồng ý về việc giao nhận hàng hoá được thực hiện trên thực tế. Nếu như biên bản bàn giao hàng hoá không được ký tên hoặc đóng dấu đầy đủ thì biên bản đó được xem như không có giá trị pháp lý.
• Số lượng biên bản được lập: Thông thường biên bản hàng hoá cần lập thành 02 bản có nội dung và giá trị pháp lý tương đương nhau, bên giao và bên nhận mỗi bên sẽ giữ một bản. Biên bản giao nhận hàng cần được lưu giữ đính kèm với hợp đồng liên quan để làm cơ sở quyết toán hợp đồng và giải quyết tranh chấp nếu có xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng.